Objetivos
Este curso tem como principal objetivo capacitar profissionais de todas as áreas do conhecimento na organização de documentos e na subsequente digitalização. Visa preparar os participantes para a eficaz gestão da documentação, adotando uma metodologia que garanta a rápida localização dos documentos arquivados e que os prepare para a digitalização e destinação adequada, de acordo com as exigências legais.
Mesmo diante do avanço tecnológico, muitas empresas ainda enfrentam o desafio de lidar com uma quantidade significativa de documentos físicos, aguardando uma destinação apropriada, seja ela a digitalização ou a eliminação, em conformidade com a legislação vigente.
A aplicação de uma metodologia de organização torna-se fundamental, independentemente do formato da informação. Neste curso, você terá a oportunidade de conhecer um guia passo a passo para a organização, digitalização e descarte seguro de documentos, garantindo o cumprimento dos prazos legais.
Entender a importância de um projeto bem-sucedido na implantação da digitalização começa pelo processo de organização do arquivo físico. Esta é a sua chance de dar o primeiro passo rumo a um gerenciamento eficiente da documentação, contribuindo para a modernização e eficácia das práticas organizacionais da sua empresa.
Instrutor
Juan Cacio Peixoto
Bibliotecário pela Universidade Federal do Espírito Santo | UFES, com Especialização em Organização de Arquivos | USP.
- Graduação em Biblioteconomia pela Universidade Federal do Espírito Santo | UFES
- Especialização em Organização de Arquivos pela renomada Universidade de São Paulo | USP
Experiência Destacada: Como profissional com expertise em Arquivologia, Biblioteconomia e Documentação, tenho conduzido projetos de grande relevância para diversas empresas, independentemente do seu setor ou porte. Minha trajetória é marcada pela excelência em:
Organização de Arquivos: Implementei soluções eficazes para reestruturar e otimizar arquivos de diversas naturezas, incluindo Arquivos Legais, Jurídicos, Recursos Humanos, Fotográficos, Técnicos e Administrativos. Meu compromisso é assegurar a acessibilidade, preservação e recuperação eficiente de documentos cruciais.
Digitalização e Gestão Eletrônica: Liderei iniciativas de digitalização, permitindo que as empresas reduzissem custos, economizassem espaço físico e aumentassem a segurança da informação. Minha expertise em sistemas de gestão eletrônica garante a integridade e a disponibilidade de documentos de forma prática.
Consultoria Especializada: Ofereço consultoria personalizada para auxiliar organizações na melhoria contínua de seus processos de arquivamento e documentação. Minha abordagem estratégica visa aprimorar a eficiência e a conformidade, gerando valor agregado aos negócios.
Educação Continuada: Estou em constante busca por aprimoramento e atualização, acompanhando as mais recentes tendências e práticas em Arquivologia e Biblioteconomia. Minha paixão pelo conhecimento é uma vantagem para fornecer as melhores soluções aos meus clientes.
O meu compromisso é proporcionar a tranquilidade que sua organização precisa ao lidar com documentos críticos. Conte com minha experiência e conhecimento para otimizar seus processos de arquivo, tornando-os mais eficientes e seguros.
Carga Horária
12 (doze) horas.
Valor
R$ 750,00 (Pagamento via cartão de crédito/parcelado, depósito bancário, boleto ou PIX).
Programa
1- Introdução aos estudos de Arquivo
Introdução a Arquivologia e Biblioteconomia
A Informação, o Documento e o Arquivo
Fases do Arquivo: Corrente, Intermediário e Permanente
2- Gestão de Documentos
Conceito. Para que serve?
Objetivos do Programa de Gestão de Documentos
Amparo Legal: Lei, Decreto, Resolução e Portaria
3- Diagnóstico da situação atual/DSA
Situação atual da documentação
Volume de documentos
Métodos de arquivamento
Materiais, equipamentos e mobiliários
4- Planejamento do trabalho
Por onde começar?
Condições necessárias para início do trabalho.
Onde procurar ajuda?
Passo a passo do planejamento.
5- Análise e seleção de documentos
Tipos de documentos e sua classificação
Análise dos assuntos dos documentos
Recuperação da informação
6- Código de Classificação de Documentos
Plano de Classificação de Documentos
Normas do Conselho Nacional de Arquivos / CONARQ – Brasil
Conhecimento das atividades dos órgãos / Departamentos
Levantamento dos itens documentais e sua classificação
7- Elaboração de Tabela de Temporalidade Documental/TTD
Critérios de elaboração da TTD
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos / CPAD
Regras do Conselho Nacional de Arquivos/CONARQ – Brasil
Prazo de guarda dos documentos
8- Metodologia de organização
Como, quando e por onde começar?
Definição da metodologia de organização para cada tipo de documento
Arranjo e descrição do documento
Catalogação dos documentos
9- A organização por Departamento/Área/Gerência
Contábil
Fiscal
Recursos Humanos
Medicina do Trabalho
Administrativa
10- Digitalização de documentos
O que é Digitalização de documentos?
Legislação
Por onde começar?
11- Etapas da digitalização
Planejamento
Preparação dos documentos
Digitalização
Controle de qualidade
Indexação
Disponibilização
12- Encerramento e avaliação