Gestão documental é toda a administração da informação que é produzida e recebida dentro de uma empresa. Seja no formato físico ou digital, então a gestão documental é administrar a informação de uma forma que quando o seu cliente precisar daquele documento, a administração responsável saberá exatamente onde e porquê está guardado.

Independente do porte ou segmento de atuação, toda empresa precisa lidar com uma enorme quantidade de documentos das mais variadas naturezas. No começo, ter controle sobre os arquivos pode parecer uma tarefa simples, mas à medida que seu negócio vai crescendo, novos documentos vão sendo gerados, e adotar uma gestão documental eficiente é sinônimo de sucesso na organização interna.

O que é gestão documental?
De maneira resumida, a gestão documental tem o objetivo de realizar o gerenciamento de informações relevantes, atualmente, as práticas de gestão de documentos envolvem a digitalização dos mesmos, garantindo mais rapidez no acesso, se comparada à gestão manual.

O importante para quem vai contratar uma gestão documental é entender as dores da sua empresa, qual a dificuldade do setor administrativo para com o acesso aos documentos. O que mais acontece é a dificuldade de localizar o documento, por um volume muito grande guardado, o que ocasiona na má catalogagem, aquela por medo de fazer uma limpeza, por não conhecer a legislação. Então a gestão documental avalia a situação da empresa e aí sim propõe o melhor caminho e solução para aquele problema.

Gestão documental
Gestão de documentos
Garantia de segurança jurídica

A Lei de Acesso a Informações Públicas determina que empresas e órgãos públicos são obrigados a disponibilizar seus documentos para que sejam consultados pela população. Por mais que essa lei não se aplique a empresas privadas, essas podem se beneficiar com a gestão de documentos, disponibilizando com rapidez um documento que seja solicitado no âmbito jurídico.

Proteção das informações
Muitos documentos gerados no cenário empresarial possuem informações sigilosas que precisam de proteção para evitar maiores problemas para a organização. Com a gestão documental, sua empresa conta com alta tecnologia que garante a máxima proteção para todos os documentos, evitando qualquer tipo de interceptação, vazamento ou perda de dados importantes.

Saiba mais sobre as etapas de serviço da Acervo:

Otimização do espaço por meio da gestão documental
Na questão do espaço físico, a gestão documental ajuda muito na otimização do espaço, onde a empresa pode se aproveitar da liberação do espaço onde ficavam os documentos e readequar o local para salas de reunião, se for o caso.

Gestão documental, otimização do espaço
Na gestão documental existe a opção de guarda de arquivos, onde a empresa realiza uma transferência da documentação da empresa pro outro espaço físico, deixando armazenado e o sua empresa pode acessar o conteúdo da caixa através do sistema ou opta por uma digitalização de documentos. Conseguindo diminuir mais ainda o volume.

Entretanto, realizar as etapas não é trabalho para qualquer um, aqui na Acervo você pode encontrar cursos para que sua equipe saiba para qual caminho ir, ou se preferir podemos andar junto com você com os serviços Acervo.

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